Ser organizado en el trabajo puede ser muy fácil

Para el éxito profesional, y en cualquiera de los ámbitos, es necesario tener algunas bases que podrán ser útiles al momento de establecer un orden, control y manejo de los recursos, tanto materiales como intelectuales. En este caso, la organización resulta fundamental.

Conseguir dominar los elementos que se poseen, será la llave para que todo se encuentre en su debido lugar, en el momento adecuado. No se trata sólo de un aspecto laboral, ya que la capacidad organizativa es un beneficio aplicable al ámbito hogareño y personal.

Para esto, el primer paso es hacer una limpieza integral; que consta de tirar, descartar y deshacerse de todos esos elementos, recordatorios, papeles o tarjetas que se conservaron por si algún día hacen falta. Ante la duda, es mejor tirarlo que guardarlo. Si hay algo que arreglar, reparar o resolver, este es el momento oportuno de hacerlo.

Para mantener despejado el escritorio o mesa de trabajo; hay que mantener como regla; usar y guardar en su lugar. Para optimizar el espacio y generar un espectro visual ligero, lo ideal es lograr un panorama libre de objetos innecesario que sólo limiten la comodidad. Además, lógicamente, de poder tener todo a la comodidad de la mano y saber en qué lugar se encuentra cada cosa, sin tener la dificultad de revisar cada rincón para localizar algo, porque esto garantiza que todo esté exactamente en donde se espera.

Es conveniente tener exclusivamente lo necesario y acomodarse con ello. Todo lo que esté de más, no hará otra cosa que estorbar y quitar espacio a cosas útiles.

Para la documentación y demás elementos que requieran de importancia; es recomendable adoptar un archivador que proteja los papeles del paso del tiempo, el desorden y posibles accidentes.

Sin dudas, este es un proceso que requiere de tiempo y dedicación, por lo cual implica la necesidad de paciencia y constancia en la conducta.

“No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy” es una frase recurrente que tiene una importancia fundamental en la organización, ya que la acumulación de tareas, por más sencillas que sean, causan un sensación de pesar y de obligación que se acentuará con cada detalle que de haya pospuesto.

La planificación también forma parte de ser organizado. Esto implica decidir qué se va a hacer y cuándo. Los calendarios, las listas y los horarios pueden ayudar a planificar y a establecer prioridades en cuanto a urgencia e importancia.

En relación a la limpieza, se logra sobre la bases de los hábitos de trabajo saludables. No es recomendable comer en el escritorio, no sólo por la suciedad que implica, sino porque es importante asociar esa mesa exclusivamente con tareas laborales. Para esto, lo ideal es también evitar posibles distracciones, como radios o televisión, y teléfonos, en el caso que no sean necesarios para trabajar.

Con todos estos elementos se está más cerca de conseguir una concentración. Al momento que se desee abandonar esta concentración, para tomar un descanso; lo mejor es cambiar de ambiente, alejarse del lugar de trabajo, o por los menos del sector, caminar un poco, comer algo o, simplemente, descansar la vista y estirar las piernas.

No es recomendable, durante el descanso, iniciar tareas que demanden de tiempo o mucha atención, ya que esto puede terminar absorbiendo más espacio del destinado a la recreación. Como incentivo y objetivo próximo, se debe saber que nada será más gratificante que una tarea acabada.

Otro secreto, es lograr combinar actividades similares y asociarlas de la manera más cómoda. Por ejemplo, es conveniente realizar todos los llamados telefónicos de forma continuada y efectuar los mandados a la vez, para no ir y venir una y otra vez.

Cualquier cosa que se necesite ser recordada, es útil anotarla en alguna parte, como una agenda. La memoria puede ser buena, pero también puede fallar, y por esto lo mejor es tener un respaldo de recordatorios, como alarmas en el correo electrónico o en el celular. Registrar los números, citas, cumpleaños, lista de compras y lista de cosas por hacer, será útil y dará la tranquilidad de que todo será realizado en su debido momento.

Puede ayudar en la organización, hacer una lista de actividades para el día, otra por semana y una mensual.

En caso de tener recursos, hay que aprender a delegar responsabilidades. Previamente, hay que asegurarse de que la persona a la cual se está delegando esta tarea, tiene todas las herramientas necesarias para realizarla. Es difícil estar organizado si se pretende hacer todo por sí mismo.
La conducta es un elemento fundamental en todo este proceso, ya que de poco sirve pautarse objetivos que no se están dispuesto a alcanzar. La disciplina juega un rol protagónico.

En una empresa, la organización en el trabajo no sólo es un factor de productividad, sino también una indicación de la fiabilidad y de la solidez. Encontrar la información correcta en el momento indicado, de manera casi intuitiva, y liberando su espacio de trabajo, maximiza los recursos.

El desarrollo de rutinas y sistemas es fundamental. Estipular protocolos de acción garantiza que luego de un tiempo las cosas sigan conservando el orden y tengan un sitio determinado. Todo tiende a desorganizarse y revolverse otra vez. Es por esto que la solución es no llegar al caos, sino manteniendo el orden día a día y minuto a minuto. Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos que responden a procedimientos específicos y una rutina que se hace a intervalos determinados. Una vez esos sistemas están implementados, sólo se necesitará estar pendiente de mantenerlos andando.

Todos estos consejos responden a lugares más físicos, pero cada uno de ellos también es adaptable a un sistema de organización mental, en este caso no de papeles, sino de pensamientos, ideas y proyectos.

Para tener un ambiente organizado, lo primero es tener la cabeza ordenada y dispuesta a eso. Luego, saber que de igual manera, se deben establecer prioridades, urgencias, recesos e importancias. Saber qué cosas son las que no deben ocupar tiempo y espacio, y cuáles son aquellas que requieren de atención inmediata.