Mañana comienzo, ¡seguro!

¿Por qué a algunas personas les resulta tan difícil cumplir con lo que se proponen?

- Comenzar a escribir un libro.
- Iniciar un curso de formación.
- Organizar los archivos antiguos del ordenador.
- Archivar los expedientes en papel de años anteriores.

Son algunos ejemplos de “asuntos” que sabemos que tenemos pendientes y que a pesar de tener tiempo para hacerlos, nos vemos incapaces de cumplir o de llevar a cabo.

¿Por qué los seguimos alargando si nos habíamos propuesto hacerlos?

Entrando en el campo laboral y específicamente en la oficina, he visto a muchos empleados con listas de asuntos por hacer “To Do” interminables y con asuntos “revolving” desde hace un año… Listas en donde pareciera asomar la incapacidad y la falta de actitud pero donde se oculta una clara falta de querer hacer las cosas.

Las causas son simples y duales… Falta de objetivos y falta de voluntad…. Consecuencias directas de haber tenido una mala formación (familiar y académica) y cuyos orígenes podemos trasladar a la niñez de estos individuos, que tienen más problemas para mantener sus propósitos y que evidentemente se mantuvieron constantes o empeorando hasta bien entrada su adolescencia.


Si una persona no se ha acostumbrado desde la niñez a terminar las cosas y a esforzarse por terminarlas, muy difícil lo tendrá luego cuando necesite cambiar para asumir ciertas responsabilidades, sea que hablemos de su vida personal o de su vida laboral, pues el hecho de haber llegado a la madurez no nos asegura que esta persona haya resuelto sus problemas de falta de voluntad y mucho menos el de su falta de compromiso consigo mismo.

Incluso proponiéndoselo, a estas personas siempre les resultará complicado el hecho de poder cumplir con sus propósitos y temas pendientes, pues para hacerlo, es necesario pasar por una serie de estadios que la mayoría trata de saltarse por tratar de llegar más rápido y por el afán de querer ver el objetivo cumplido. Lo que irremediablemente los regresa al fracaso, pues nunca llegan al punto en donde deberían estar y comienzan a ver el proceso como inalcanzable y eso derrumba su determinación al sentirse incapaces de cumplir con el objetivo, es entonces cuando se sienten ausentes y dejan de intentarlo.

Lo peor es que esta actitud frente a los retos de la vida, incluso los más insignificantes, predispone a estas personas a llevar la misma actitud a todos los ambientes y estratos de su existencia y a exponerlos a continuos estados de estrés… El hogar, la familia, el trabajo, las relaciones, etc… Convirtiendo sus vidas en un caos de objetivos interminables y propuestas confusas que siempre quedan pendientes.

Algunos de ellos se obsesionan y comienzan a crear listas interminables de asuntos pendientes que se van posponiendo cada vez más sin concretar nada, pero siempre imaginando como sería todo si alguna vez se llegasen a cumplir, convirtiéndose luego en un hábito y derivando en un círculo vicioso.

Pero afortunadamente hay soluciones. En este caso sólo trataré las que favorecen los propósitos y ayudan a cumplir con las listas de asuntos pendientes en el trabajo. A continuación les dejo con los pasos a seguir y que cualquier empleado puede tomar en cuenta según el caso:

Autoreconocimiento:

Lo primero que hay que hacer es reconocer que hemos estado actuando mal y que tenemos la oportunidad de cambiar una actitud que hemos convertido en costumbre, por lo que hay que invertir el proceso y convertir en costumbre una nueva actitud.

Borrón y cuenta nueva:

Pues eso, eliminar todos esos asuntos pendientes, ya que da igual que los dejes en suspenso, pues está claro que nunca los ibas a completar. Hay que elaborar una nueva lista con objetivos realistas sin dejarse llevar por la ilusión y pisando un terreno más inclinado hacia la posibilidad de hacerlos tangibles.
Fijar objetivos:

Hay que medirlos con cuidado para no cometer el mismo error. Lo mejor empezar con objetivos pequeños y replantearlos uno a uno o uno cada día para tener tiempo suficiente de pensar si nos estamos excediendo o no.

Saber lo que se quiere:

Hay que tener los objetivos muy claros y para eso hay que auto analizarse para determinar exactamente lo que estamos buscando conseguir.

Lidiar con los fantasmas:

Luego de una vida llena de asuntos pendientes sin resolver, no podemos pretender que de la noche a la mañana nos convirtamos en expertos cumplidores de objetivos… Es normal que tratemos de caer en el pasado y que surjan momentos de flaqueza. Lo importante es recuperarnos de forma progresiva sin pretender hacer cambios radicales a nuestras pasadas costumbres, ya que si te agobias, es posible que recaigas a la antigua situación, así que tómatelo con calma al principio.

Solicita ayuda profesional:

Si notas que no puedes cumplir con los objetivos que te fijas y que el problema no sólo es laboral sino que está extendido por todos los aspectos de tu vida, no descartes consultar a un especialista.

Para ayudarte de una forma más amplia a poder cumplir con tus objetivos y para poder ir librándote de tus asuntos pendientes de una forma bastante eficiente te presento el método conocido como Zen To Done que extraje de un interesante post de El Inconformista.

ZTD es un conjunto de 10 hábitos que te ayudarán a organizarte, simplificar tu vida, mantener las tareas bajo control y conseguir hacer tus cosas y aunque no existe una obligación de adoptar los 10 hábitos, si es necesario centrarse en un hábito durante 30 días antes de pasar al siguiente, por lo que puedes ir tomando aquellos que se adapten a tu estilo individual.

Los 10 hábitos.

1. Recopilar. Lleva un pequeño cuaderno (o lo que te funcione) y escribe tareas, ideas, proyectos o cualquier información que venga a tu cabeza. Escríbelo para quitártelo de la cabeza y no olvidarlo. Cuando llegues a casa o a la oficina, vacía tus notas en tu lista de tareas.

2. Procesar. Haz decisiones rápidas sobre las cosas de tu bandeja de entrada, no lo dejes en el montón. Procesa todas tus bandejas de entrada al menos una vez al día (email, bandeja física, mensajes de voz, cuaderno de notas). Cuando proceses hazlo de arriba abajo, tomando una decisión para cada cosa: hazlo (si lleva menos de 2 minutos), tíralo, delega, archívalo o ponlo en tu lista de tareas o calendario para hacerlo después.

3. Planificar. Cada semana haz una lista con las tareas más importantes que quieras realizar y ponlas en el calendario. Cada día crea una lista de entre 1 y 3 tareas más importantes o cosas que quieras hacer. Haz esta lista diaria a primera hora para quitárselas de en medio y asegurarse que están echas.

4. Ejecutar. Una tarea en cada momento y sin distracciones. Debes seleccionar una tarea y centrarte en ella hasta su conclusión. Primero, elimina todas las distracciones: email, teléfono móvil, Internet, limpia tu mesa completamente… céntrate en la tarea y si te interrumpen con tareas o cualquier otra información, anótalo y sigue con la tarea. No intentes la multi-tarea.

5. Mantén un sistema simple. Mantén listas simples y míralas a diario. Si esto te funciona puedes usar listas en función del contexto: en la oficina, llamadas, en casa, esperando a. ZTD sugiere que mantengas un sistema lo más simple posible. Céntrate en ejecutar, no en jugar con tu sistema de organización.

6. Organízate. Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio. Todo lo que entra va a tu bandeja de entrada. De aquí, va a tu lista de tareas, se archiva, se delega o se tira. Pon las cosas en el lugar al que pertenecen, en lugar de apilarlas para resolverlo más tarde. Esto mantiene tu mesa limpia y así puedes centrarte en tus tareas. No lo dejes para más tarde pon cada cosa en su sitio.

7. Revisar. Revisa tu sistema y objetivos semanalmente. La revisión semanal ZTD te propone echar un vistazo al sistema y en comprobar los objetivos semanales. Durante la revisión semanal, debes revisar tus objetivos anuales, ver que progresos se han hecho en la semana y ver que acciones realizar para cumplir los objetivos la semana siguiente. Una vez al mes haz una revisión más profunda y una vez al año, una revisión anual con tus objetivos en el año y en la vida.

8. Simplificar. Reduce tus objetivos y tareas a lo esencial. Si intentas abordar todas las tareas, puedes sobrecargarte con facilidad, y quedar descentrado para realizar las tareas realmente importantes. En lugar de esto, el método ZTD te propone revisar tus proyectos y tareas, y ver si se pueden simplificar. Quédate con los proyectos y tareas esenciales para poder centrarte mejor en ellos. Asegúrate de que tus tareas y proyectos están en consonancia con tus objetivos anuales y de vida. Aunque en diferente profundidad, haz esto todos los días, en tu revisión semanal y mensual.

9. Crear rutinas. Si los métodos de organización que conoces están demasiado desestructurados crea rutinas. Por ejemplo, una rutina por la mañana podría incluir: mirar al calendario, fijar las actividades prioritarias para el día, comprobar la lista de tareas, procesar el correo y hacer tu primera tarea importante del día. Lo que incluyen las rutinas diarias y semanales depende de ti.

10. Encuentrar tu pasión. Encuentra un trabajo que te apasione. Este puede ser el último hábito pero al mismo tiempo el más importante. Si te apasiona lo que haces, no postergas la realización de tareas… al amar tu trabajo quieres hacer más. La creación de este hábito significa buscar constantemente actividades que te encanten, y pensar si puedes vivir de ello. Haz de tu trabajo algo que ames, no algo que constituya una pesada carga, y tu lista de tareas parecerá una lista de recompensas.
¿Qué te parece esto de la organización ZTD? ¿Crees que es necesario tener un método de organización? ¿Eres de los que no pueden o podían mantener su voluntad de completar las cosas?

Reflexión:
Si te sientes incapaz de poder cumplir con tus asuntos pendientes, hay forma de cambiar para mejor, siempre que sigas los consejos propuestos. De otra forma seguirás acumulando fracasos y objetivos inconclusos que se irán convirtiendo en interminables. Dejar que se acumulen las cosas y demorar la toma de decisiones no es un asunto sin importancia, al contrario, es la evidencia de que necesitas un cambio radical en la forma que llevas tu vida. Para terminar, te dejo unas técnicas infalibles para elaborar un listado de asuntos por hacer.