La procrastinación, el hábito de dejar las cosas para luego…

Una de los factores que mas preocupan en los estudios de cultura y clima organizacional dentro de las diferentes empresas o cuando se realiza operacionalización sobre los procesos y la estructura de tareas,  es lo que se conoce o se ha definido por los psicólogos como  la procrastinación o postergación, que  es  básicamente el  comportamiento o hábito de las personas de dejar las cosas para después.  Postergar dentro de una organización implica aplazar acciones, demorar la puesta en marcha de decisiones, esperar días, horas o momentos para llevar a cabo actividades que son necesarias, este comportamiento se da básicamente como un proceso de tensión, resistencia, disgusto o desagrado, o cuando los colaboradores  interpretan las tareas como complejas o tediosas.

Se ha clasificado como un trastorno del comportamiento que involucra no solamente el postergar de forma sistemática aquellas tareas o actividades que deben ser realizadas sino además  remplazarlas por labores irrelevantes las cuales dan placer inmediato y no generan ninguna rentabilidad a la organización.

Se ha encontrado dentro de las empresas que no hay un  perfil especifico  de la persona procrastinadora, al contrario hay un sin numero de personajes que manifiestan este habito, dentro de estos  se encuentran, el gerente que aplaza comunicados importantes, el jefe de área que aplaza una y otra vez una reunión porque la prevee conflictiva, la secretaria que  pierde intencionalmente un mensaje de suma importancia, dado que sabe que al entregarlo  el humor de su jefe cambiara radicalmente, el operario que no alimenta una maquina en un proceso en línea y atrasa toda la producción. Día a día este habito se ha consolidado como un problema que puede afectar los resultados de una organización y estas se han preocupado por superarlo o buscar colaboradores que no asuman este habito.

Se manifiesta usualmente como una pésima gestión del tiempo. El “procrastinador” suele o subestimar o sobrestimar el tiempo del que dispone para efectuar una tarea determinada, esto tiene que ver con procesos de evaluación de recursos,  auto confianza,  planeación, manejo y organización de actividades, aprendizajes previos  y el conocimiento sobre las labores que le han sido encomendadas. El tipo de pensamientos que giran en torno a estas actitudes son algunos como “hay tiempo de sobra, no es necesario ni siquiera empezar a hacerlo!”, puedo hacerlo mañana,  es  demasiado trabajo,  que aburridora es esta tarea.

En general se presenta en individuos que confían mucho en si mismos y no logran dimensionar la realidad contextual que enfrentan, y aunque es posible que la persona efectivamente cumpla con lo que se ha propuesto y logre entregar unos buenos resultados, también es importante analizar la carga de estrés que se ha generado por aplazar la realización de la tarea y asumirla en el momento que el tiempo  de entrega se esta terminando.

Los causas o motivos que originan esta conducta  pueden ser diversos y  se han estudiado niveles que van desde la manifestación de estados depresivos, los cuales tienden a generar letargo,   búsqueda de adrenalina lo que hace que se aplacen decisiones hasta el momento  culminante en el cual se debe asumir  o llegar al dead line para sentir el estrés que se origina, o el perfeccionismo que lleva a encuadrar cada detalle como si fuera un rompecabezas, baja tolerancia a la frustración lo que origina miedo al fracaso y  ayuda a “dejar las cosas de lado”, por miedo.

De otro lado están las personas activas que disfrutan gestando ideas, pero que no pueden finalizarlas porque enseguida se distraen en nuevos proyectos lo que hace que no culminen o si quiera empiecen las tareas que requieren para culminar una labor.

Las consecuencias son de diversos tipos, y normalmente afectan los procesos de las compañías y  cuando se da de manera frecuente o  en varios colaboradores o empleados de diversos niveles se generan grandes consecuencias a nivel de la efectividad de resultados tanto económicos como  de imagen de la organización, dentro de estos encontramos diversos niveles como la no entrega de productos,  aplazar la generación y expedición de documentos, no realizar acciones disciplinarias internas, como realizar descargos, llamados de atención, despido laboral, no generar sanciones a proveedores o clientes por pagos inoportunos. Además encontramos otro tipo de consecuencias que son del individuo y se pueden definir como internas o personales  y que  involucran   reacciones, sensaciones y emociones, allí se conjugan una serie de sentimientos que van desde manifestaciones de ira y  angustia, un alto estrés emocional,  búsqueda de presión o situaciones de alta exigencia, hasta sentimientos de culpa o inseguridad.

Hay unos patrones identificados por las empresas y que  tienden a caer en dos categorías que, a menudo, se superponen: funciones de mantención y de auto desarrollo. La primera tiene lugar cuando se postergan cotidianamente rutinas como: contestar correos, pagar proveedores, hacer listas de chequeo, realizar llamadas pendientes.  La segunda o de auto desarrollo se observa cuando la persona dilata la solución de problemas personales, posterga actividades importantes  o fundamentales dentro de su trabajo,  retrasa decisiones que permiten  ir hacia delante en sus labores,  o  aplaza las posibilidades de mejoramiento dentro de su área de trabajo.
Una forma de manejar estos hábitos es cambiar el nivel de pensamiento y manejar situaciones e ideas como como:
 Fijar plazos para empezar actividades y acciones definidas.
 Determinar  estrategias para impulsarse a iniciar un trabajo.
 Fijarse metas y recompensas en los  logros.
 Incluir a otras personas en los  logros.
 Generar  elementos anticipatorios a los hechos.
 No olvidar que el tiempo pertenece a la organización y no es tiempo personal.

Manejar además el auto sabotaje que implica no asumir las situaciones o desarrollar tareas  busca evitar la consecución de un resultado , permitirse errores    las situaciones no siempre son perfectas, fallar es crucial para conocer las posibilidades de un proyecto o tarea. Y finalmente buscar motivación  en las cosas que se realizan para que no surjan pensamientos de detención y se dejen las cosas para mas tarde.

Cambiar la mentalidad de “tengo que” a un “quiero”, permite asumir las labores con  tranquilidad y direccionar  las conductas en pro de conseguir un resultado especifico, manejar el sentido del  ahora, no hay ningún otro tiempo  y eso permite que en cada momento cada cosa se ponga en su lugar.