Reuniones telefónicas

Si una reunión presencial ya se convierte a veces en toda una prueba, cuando es por teléfono las cosas cambian. Hay que limitar mucho más el tema, asegurarse de la disponibilidad de los participantes y captar su atención.

Cada vez hay más empresas que tienen trabajadores en la otra punta del mundo, o cuyos comerciales están repartidos por toda España. Pero no sólo la distancia es una buena razón para mantener reuniones por teléfono. A veces los problemas requieren de toma de decisiones rápidas y lo mejor es pegar un par de telefonazos a las personas con capacidad de decisión y cuya aportación es relevante.

Normalmente estamos acostumbrados a comunicarnos por correo electrónico o mediante el uso de foros. Sin embargo, la inmediatez y total disponibilidad de la línea telefónica es poco comparable incluso al uso de sistemas de chat para fines laborales.

Para este tipo de reuniones el tema debe estar muy bien definido y no se puede dejar nada sin preparar. El animador del encuentro telefónico debe tener la suficiente habilidad como para llevar el tema preparado y analizado, e incluso no viene mal conocer puntos de vista con anterioridad. Siempre hay que evitar en estos casos una duración superior a cuarenta y cinco minutos. El animador o la persona que convoca deje enmarcar los objetivos de la reunión, pasando convocatoria y orden del día previamente con todos los documentos de apoyo necesarios (esquemas, gráficos…).

Una reunión telefónica debe estar mucho más estructurada que una presencial para evitar que dure demasiado tiempo. Incluso es necesario sincronizar tiempos para no perder la atención. A veces es mejor reunirnos varias veces que hacerlo todo en una vez, que se suelen dejar cosas en el tintero.

Pero mucho antes que todo esto es necesario asegurarse la disponibilidad de los participantes. Lo mejor es invitar a personas de niveles de responsabilidad similar, así se evita esa mala costumbre española de “dejar tirados” a los que están por debajo de uno porque “lo que yo hago es más importante”. Mucho cuidado con los horarios, de la misma manera que podemos esperar cinco minutos a que alguien llegue a la oficina no se puede hacer lo mismo cuando nos esperan al teléfono.

Es importante tener una buena calidad de audio, sobre todo cuando la reunión se mantiene con una parte del equipo en la sala de reuniones y otra en teléfonos en modo “manos libres”. Que no haya cobertura o se oiga mal puede tirar por tierra la reunión y toma de decisiones. Si todo el mundo dispone de un material que consultar durante la reunión es mucho mejor, porque todos ven los datos de los que se habla y no hay que hacer trabajar a la imaginación. De esta manera se gana algo más de atención, en este caso es mucho mejor que el correo electrónico.

Hay que asegurarse de dar la palabra a todos los participantes y de que el número de personas no sobrepase diez distribuidas alrededor de cuatro puntos telefónicos. En efecto el animador debe dar la palabra a cada uno de los participantes o al menos a cada grupo. Tiene un poco la función del árbitro de fútbol, debe dejar hacer aunque si un intercambio se prolonga durante demasiado tiempo entre dos personas o si la conversación se aleja de los objetivos propuestos debe redirigir la reunión por muy telefónica que sea. Mucho cuidado porque hay personas que tienden a restringir el tiempo de palabra de los participantes, aunque pueda parecer lo más justo, generalmente forma parte del catálogo de acciones de los “asesinos de ideas” que disfrutan destrozando la calidad del intercambio de información entre dos compañeros.

Una vez terminada la reunión, como si se tratara de una reunión presencial es importante enviar rápidamente un acta con el contenido de la misma para que se avance en la buena dirección y no se pierda tiempo.

El animador debe sintetizar oralmente, o incluso reformular las opiniones de cada uno para centrar el debate. Este trabajo de síntesis es la base del acta que puede realizarse instantáneamente. Está constituido por una relación de las decisiones sistemáticamente aprobadas por los participantes de la reunión de trabajo.

No sólo permite estructurar la reunión, sino que es también es un medio de garantizar que nadie no contradirá las decisiones adoptadas. Con la distancia, el escrito adquiere mucha más importancia. Pero si se pretende ser demasiado preciso, se tiende a aplazar para más tarde la redacción del acta que corre el riesgo de transmitirse a los participantes muy tarde o incluso nunca. Es mejor hacerlo en un momento. Además, el envío rápido de un acta de reunión evita que la gente avance en su trabajo en una dirección inapropiada o que pierda el tiempo en cosas que ya no son importantes.

Por último, el animador debe servir como ejemplo de un comportamiento correcto y destacar en directo las divergencias, por ejemplo, de los que podrían llegar con retraso a una reunión por teléfono (que estos también existen). Si se trata de una divergencia importante, es mejor discutir el tema directamente con la persona después de la reunión.