Gestión del tiempo, un bien preciado

Conciliar la vida laboral y la profesional se ha convertido en todo un reto, un objetivo con el que la búsqueda del equilibrio se hace a veces especialmente difícil por la ampliación de horarios de la jornada laboral, la llegada de hijos al hogar o la necesidad de cuidar a familiares mayores por enfermedad. En este contexto algunos se ven obligados a conceder al trabajo casi dos tercios del día, privándose de su ocio y vida familiar, si no quieren engrosar la fila del paro. Otros renuncian a ascensos o promociones profesionales porque no pueden seguir el ritmo laboral que les demandan. Parece que para algunos todo acaba reduciéndose a una disyuntiva coercitiva que les interroga cada mañana con la cuestión de ¿o el trabajo o tu vida?, como si vivir y trabajar fueran dos opciones excluyentes y enfrentadas que luchan por existir.

Sin llegar a estos extremos, la inmensa mayoría se las ve y se las desea también para compaginar los espacios personales con los profesionales. Hoy en día saber organizar las tareas y gestionarse adecuadamente el tiempo se han convertido en competencias muy valoradas por las empresas y por los trabajadores. A veces, hay que tocar fondo y pagar las consecuencias del desfase que se experimenta cuando se tiene la sensación de que el mundo se mueve más deprisa que uno.

Puesto que las condiciones externas (laborales o familiares) no siempre pueden modificarse por completo para ajustarse a nuestras necesidades, lo recomendable es aprender a gestionarse el propio tiempo como un bien preciado.

Para ello hay tres ideas claves sobre las que debemos asesorarnos, porque nos ayudarán a identificar los llamados ladrones de tiempo, y a planificarnos de forma más efectiva:

1. Establece unos límites claros.
Es esencial explicitar a los demás cuáles son tus funciones, y hasta dónde puedes hacerte cargo de tus responsabilidades. Si esto se hace de forma respetuosa y cordial desde el principio, es más probable que el otro no se cree falsas expectativas sobre tu desempeño. Algo que ayuda es aclarar cuándo la tarea que has llevado a cabo es un favor personal, una excepción puntual y cuándo es una rutina laboral.
Si por evitar un conflicto, eliges continuamente sacrificarte por los demás, nadie te lo agradecerá y acabarás sintiéndote frustrado y estresado. Lo que regalas cotidianamente, termina viéndose como tu obligación, y así te será exigida. Tú tiempo es tan valioso como el del resto.

2. Di “no” más a menudo. Negarse a una petición o exigencia es un derecho fundamental del que podemos hacer uso. No nos estamos refiriendo a sublevarse, desafiar las directrices de un supervisor o mostrarse irresponsable en las tareas asignadas. Hablamos de ser crítico para discriminar con asertividad cuándo están abusando de nosotros, cuándo nos estamos extralimitando o excediendo en nuestras funciones, cuándo anteponemos las necesidades del otro a las nuestras de forma reiterada, etc. Todas estas situaciones son señales de alerta para empezar a decir “no” cuando un compañero se aprovecha de nuestro trabajo realizado; “no” cuando de tantos favores hechos en la jornada laboral relegamos nuestras tareas al último momento, con lo que terminamos por ampliar nuestro horario de trabajo (no remuneradamente); “no” cuando nos imponen cometidos como necesarios cuando en el fondo son preferentes sencillamente, etc.
Al menos cuando te pidan algo, concédete el derecho a pensártelo. Valora qué parte de tu tiempo estás perdiendo por no saber decir que no. Ante la duda, puedes hacerte alguna de las siguientes preguntas: “¿me apetece hacer lo que me piden, o sólo lo hago por compromiso? ¿decir “no” me ayudará a ser más efectivo?”. Lo cierto es que cuánto más fácil nos resulta decir que no, menos nos cuesta aceptar un no de los demás. Decir “no” es una de las maneras más efectivas de ganar tiempo para administrar nuestras propias tareas.

3. Programa tu agenda de forma realista. Esto significa que hay que concretar lo máximo posible no sólo lo que vamos a hacer, sino cuándo lo vamos a hacer, además de prever el tiempo que nos va a llevar cada actividad y los imprevistos que nos pueden surgir.
A continuación pasamos a detallaros algunas pautas que pueden ser de utilidad a la hora de programar con mayor eficacia:

• Márcate objetivos que sean realistas, específicos, alcanzables y mensurables. Compara estos dos objetivos: (1) “Nuestra meta es incrementar las ventas“ (2) “Nuestra meta es incrementar las ventas en un 13 por 100″. ¿Qué objetivo crees que tiene más posibilidades de cumplirse? Sin duda, el segundo, porque especifica el porcentaje que se quiere alcanzar.
• Define una fecha tope para las tareas, esto aumentará sobremanera la probabilidad de lograr tus metas. Si sólo tienes que elaborar un informe, es muy posible que inviertas en esa tarea más horas de las necesarias. Asignar un tiempo y una fecha tope para cada cometido, te ayudará a ser más competente y eficaz. Si le dices a alguien que has marcado esa fecha (o al menos lo anotas), tu grado de compromiso será todavía mayor.
• Divide las tareas grandes en porciones. Con frecuencia experimentamos estrés para llevar a cabo proyectos de gran envergadura, el “no saber ni por dónde empezar”. En estos casos, es posible que nos dispersemos ante los múltiples objetivos abiertos a los que hay que hacer frente, o bien postergamos el trabajo. Los proyectos de grandes dimensiones se hacen más accesibles cuando los abordamos poco a poco; cuando los dividimos en pequeñas partes.
• Anota en la agenda sólo las cosas que vas a hacer ese día y no todo lo que te gustaría hacer. Discrimina entre actividades urgentes, importantes y secundarias, para que sepas de cuáles podrías prescindir en un momento dado.