El éxito de una reunión de trabajo

Una reunión de trabajo se convierte en uno de los principales vehículos de comunicación en la empresa: los empleados intercambian información entre sí (dar feedback), se plantean nuevas directrices, posibles cambios o problemas que han ido surgiendo, etc.

El trabajo en equipo no es sólo una sucesión de pasos encadenados, a veces requiere de un consenso y trabajo en común, en vivo y en directo, y esto último es lo que persigue este tipo de reuniones. Son encuentros que van más allá de un mero desahogo o discusión, pues tienen una estructura y un encuadre más formal que los comentarios del descanso o las quejas de la cafetería. Pero para que sean efectivas no basta simplemente con acudir, improvisar y debatir, sino que requieren de una preparación con anterioridad para su óptimo aprovechamiento.

Algunas de las recomendaciones que pueden facilitar su organización son:

Suele resultar bastante incómodo acudir a una reunión importante y ver cómo la mitad de los convocados no han llegado o han avisado en el último momento que tenían que ausentarse. Si cada uno se compromete a confirmar por e-mail su asistencia (escribiendo día y hora), no sólo será más probable que se recuerde la fecha o se sugiera un cambio si la mayoría no pudiese, es que además simbólicamente la persona aumenta su grado de compromiso.

Es aconsejable hacer un listado con los temas a tratar durante los días previos, de tal forma que en la misma reunión no se malgaste tiempo recopilando las cuestiones a hablar. Cuando en esa lista, un participante proponga más de un tema, ha de clasificarlos por prioridad, por ejemplo un importante por cada dos secundarios. Este ejercicio obliga a quien presenta los puntos a tratar a documentarse y asesorarse correctamente, y el resto a la vez puede tener una introducción con antelación, lo cual agiliza el ritmo de los turnos.

Los temas han de ser planteados como preguntas, para que antes del encuentro los demás puedan haber elaborado sus respuestas o exposiciones.

Si surge una cuestión que se considera relevante, y apenas quedan unos minutos para finalizar, es conveniente poder expresarla al menos, aunque se matice que tan sólo se desea esbozarla y que se desarrollará más tranquilamente el próximo día. Pero no es bueno quedarse con la sensación de que ni tan siquiera se mencionó.

Acordar días antes, la hora de inicio y duración de la reunión, de manera consensuada, contribuirá a que no se de la incómoda situación de ver bostezar o mirar al reloj reiteradamente a la gente, y además promueve la responsabilidad individual en el uso equitativo del tiempo invertido en las exposiciones.

El que plantee algún punto distinto a los que aparecían en el listado, tiene que asumir que los compañeros manifiesten su derecho a pensarlo o reconsiderarlo en otro momento, y se abstengan de concretar sus respuestas.

Pase lo que pase, los últimos minutos (de 5 a 10) sólo pueden emplearse para desarrollar las conclusiones (no para abrir nuevos temas), con las que dejar delimitado por un lado los acuerdos y medidas adoptadas, y por otro los asuntos pendientes. Al final, cada uno puede aportar brevemente los compromisos que adquiere.

En la medida de lo posible dejar establecido quien es el responsable de cada tema, y procurar que sea una sola persona para cada solución. Pueden asignarse distintos roles, unos de forma espontánea, y otros fijados de antemano. El que convoca a los demás, es el que debe dirigir y encargarse de centrar el tema y validar o no las propuestas. En ocasiones, este rol es diferente del coordinador, quien media, concede los turnos de palabra, señaliza el orden y prepara las conclusiones finales.

Es de vital importancia que se concreten indicadores fiables de cumplimiento de objetivos, es decir, todo el mundo ha de saber cuándo se ha alcanzado una meta o cuánto falta para lograrlo. Algo que ayuda, después de la reunión, es enviar un informe que sirve de acta sobre lo tratado (por medio de e-mail o en papel), el cual puede ser elaborado cada vez por un miembro distinto, a fin de que se involucren por igual.

En el área emocional, se agradece y valora una actitud positiva, sin crear falsas expectativas. Una persona que sólo plantea problemas, sin sugerir alternativas de solución y que empieza todas las frases con “pero”, suele generar cansancio y frustración a los compañeros de alrededor. Por eso, es útil entrenarse en saber captar lo ventajoso o positivo de todas las aportaciones, y ejercitarse en expresar una duda, acompañada siempre de un potencial recurso de afrontamiento.

A la hora de intervenir es mejor utilizar expresiones breves y concisas, sin demasiados preámbulos o circunloquios, que hacen que los demás de distraigan, desconecten o incluso tengan dificultades para entender el mensaje principal. Por ejemplo, en lugar de decir “soy de los que opinan que desde el año pasado tendríamos que haber solicitado aumentar el presupuesto de este departamento”, sería más clara y concreta la frase de “desde hace un año tenemos que aumentar nuestro presupuesto”.

Es preciso descartar lo del “y tú más” cuando se recibe una ofensa o una crítica destructiva, esto suele promover una escalada de agresividad que acaba desvirtuando el objetivo de la reunión. Es función del coordinador y responsable recalcar que no se toleran descalificaciones personales. Cuando alguien pierda las formas o el autocontrol elevando exageradamente la voz, lo mejor es señalarle en plural, en un tono especialmente bajo, y a modo de disco rayado hasta que baje el volumen “si gritamos, no nos entenderemos”.

Hay una gran cantidad de técnicas expositivas que podemos utilizar según sea lo que queremos enfatizar:

• Definición negativa: (“La….no es una…”) para aclarar estereotipos, errores o falsas creencias.
• Definición positiva: para definir conceptos o procesos. Suele ser eficaz concluir con este tipo de afirmaciones.
• Reafirmación. Reiterar con otras palabras una idea anteriormente expuesta que ha pasado desapercibida o secundar una intervención de un compañero.
• Comparación. Poner ejemplos, símiles o analogías con elementos semejantes, facilita la comprensión de propuestas o la motivación al cambio.

  Foto: ANI1709