¿Sabes hacer una buena presentación en Powerpoint?

¿Has escuchado hablar de la Regla del 10/20/30 de Guy Kawasaki? Si lo que estás buscando es hacer una presentación excepcional, en PowerPoint, entonces esto es para ti. Lo que te dice la regla es que una presentación no debería tener más de 10 diapositivas con 10 ideas importantes. Así mismo, ésta no debería tener una duración mayor a 20 minutos y el tipo de letra, tiene que ser superior a 30 puntos.

Un problema que se nos presenta al momento de hacer nuestras diapositivas en PowerPoint gira en torno a los contenidos y el orden que deberían tener. A pesar de que los temas sean muy variados, existe une esquema básico que puede adecuarse a la gran mayoría de ellos. El orden de los contenidos debería ir de la siguiente manera: problema, nuestra solución, el modelo de negocio, base tecnológica/ mágica de la solución, marketing y ventas, competencia, el equipo, previsiones e hitos clave, status y plazo y por último, resumen y plan de acción.

Foto: Bert Decker

El esquema anterior y las pautas mencionadas, no son las únicas que existen. Presentation Zen, de Garr Reynolds, también nos ofrece una serie de buenas técnicas para la presentación. Lo mismo sucede con la propuesta de César Martín, quien nos dice que para hacer una presentación, se necesita aprender bien el material del que hablamos. Muchas veces no es necesario utilizar PowerPoint, pues considera que cada uno debe ser el centro de la presentación. Para esto, puedes utilizar demostraciones de tu producto, así como también imágenes que sirvan de apoyo a tu discurso, pero nada que distraiga a las personas que te escuchen de mirarte. Es importante, tener como inicio 3 ideas claves, luego desarrollar cada una de éstas y finalizar la presentación con otras 3 ideas claves.

Antiguamente, las presentaciones, disertaciones o exposiciones, no eran muy comunes; sin embargo, en el mundo de hoy se han visto necesarias y casi indispensables en distintos momento de nuestras vidas: en el colegio, en la universidad y en los trabajos. Por si no fuera suficiente, con mucha frecuencia asistimos a eventos o conferencias, en las cuales los oradores no saben de lo que hablan o simplemente se dedican a leer todo lo que dice en un papel o en la presentación de PowerPoint; ¿Qué tenemos como resultado? Una exposición sumamente aburrida, de la cual es más que seguro que no aprenderemos absolutamente nada. Para poder realizar una buena presentación, es necesario tener en cuenta una serie de factores y entre ellos, se encuentra el apoyo gráfico.

Foto: Kalipedia

Te vamos a presentar una serie de consejos y recomendaciones muy útiles, pero antes de esto, es necesario que se aclaren algunos aspectos. Por ejemplo, el apoyo gráfico o PowerPoint, no es lo más importante de la presentación, ni la presentación en sí misma. Tienes que verlos como simples apoyos a lo que estás diciendo, pues lo más importante durante una exposición es la persona, el expositor, que hace que la audiencia lo escuche. Si nos ponemos a pensar en un PowerPoint sin un expositor, sabremos que simplemente no sirve de nada pues no sólo no entenderemos lo que hay en él, sino que tampoco se presenta como algo atractivo ni interesante. Esta es una recomendación que los profesores deberían tener en cuenta, pues muchas veces ha pasado que los profesores hacen que sus alumnos imprimas los PowerPoint que utilizan en las clases como manera de tener apuntes. Con esto, sólo nos están mostrando una ignorancia completa en cuanto al uso de los elementos de apoyo y es un claro ejemplo de falta de criterios pedagógicos, de eficiencia e incluso, de buen gusto.

No podemos confundir un reporte con un PowerPoint. El primero, nos habla de un papel a través el cual, el escritor entabla una comunicación persona a persona, así como también texto –lector. Con esto, no se necesita de nada más, ni de un expositor ni de alguien que nos explique lo que estamos leyendo, ya que en el reporte, podemos incluir todos los detalles, cifras y explicar los aspectos que consideremos importantes; finalmente, es el lector quien administra el tiempo que se dará para leer el documento. Cuando hablamos de una exposición, estamos viendo que se establece una relación entre el expositor y la audiencia, no entre el PowerPoint y la audiencia. Generalmente, las exposiciones cuentan con un tiempo limitado y reducido y es ahí, donde el expositor busca que la audiencia sepa retener información importante –según el sentido común del expositor o de los conocimientos que posea del tema-.

Foto: Meridies

Queda claro que lo más importante que se desea transmitir, no se logra a través de lo que dice el PowerPoint, sino más bien de las palabras del expositor. Incluso, podríamos decir que el PowerPoint sirve solo como apoyo, no sólo para mencionar las frases más importantes, sino también para que el expositor tenga una guía de los temas que debe mencionar y no se olvide de ninguno. Con esto no queremos quitarle importancia al PowerPoint, pues es importante saber que lo que se pone en él, debe ser lo necesario y no podemos poner cualquier cosa.

Cada asistente, no sólo escuchará las palabras del expositor, sino que también distraerá su atención con lo que dice en el Powerpoint. Esta es una buena manera de no perderse de nada, ya que toda la información se encuentra resumida en el Powerpoint y podrá ser revisada en cualquier momento, cosa que no sucede con las palabras del expositor, a menos que se tenga una grabadora. Si por el contrario, hacemos las diapositivas de PowerPoint muy cargadas y con excesivo texto, esto será visualmente estresante y provocará un rechazo automático por parte de la audiencia. Con esto, no sólo no estaremos cumpliendo con nuestro objetivo de transmitir información, sino que en lugar de atraer la atención de las personas y resaltar lo mejor de la exposición, crearemos una distancia de los asistentes, con lo que es muy probable que el expositor lea al pie de la letra las diapositivas. Después de todos estos consejos ya no hay excusas para hacer una presentación regular…Ahora deberás hacerla excelente!